La recette du succès des événements d'affaires

Entretien avec Alain Major et Julie Coutu du Club Saint-James

Que vous souhaitiez organiser un congrès pour 200 personnes ou un repas d’affaires en toute discrétion, la dynamique équipe constituée d’Alain Major, Directeur des événements dont la réputation n’est plus à faire, et de Julie Coutu, coordonnatrice des événements, saura trouver les moyens pour combler toutes vos attentes. Leur expertise et leur connaissance de la maison leur permettent de vous guider tout au long de la préparation de votre événement.

Avec les 11 salles et salons que compte le Club, la gamme des événements que nous y tenons varie selon vos besoins : réunions, cocktails, galas, dîners dégustations, assemblées générales, mariages, party de noël, conférences, congrès et autres, nous pouvons servir jusqu’à plusieurs centaines de repas par jour – avec un minimum de planification, il va sans dire.

Alain Major et Julie Coutu ne sont que deux, mais ils abattent souvent le travail de toute une armée, pouvant compter sur l’équipe élargie du Club. La rapidité du service offert est, de leurs dires, leur grande fierté.

Le partage d’information et le temps sont névralgiques dans l’organisation d’un événement corporatif, mais le budget est, sans conteste, le point de départ. Selon Alain et Julie, une requête précise et un délai raisonnable facilitent grandement la planification, quel que soit le type d’événement.

Les informations fondamentales à livrer? Le budget alloué, le nombre de convives, le déroulement et la durée de l’événement, le soutien technique souhaité (location d’équipement audiovisuel ou non), les restrictions alimentaires… plus la demande est claire et complète, mieux c’est.

Mais, l’Homme étant imparfait et les affaires étant les affaires, des imprévus surviennent quasi assurément et c’est à ce moment que l’équipe aguerrie du Club fait preuve d’un professionnalisme certain.

Après tout, faciliter la vie de nos membres, voilà l’une de nos missions.

Pour ce qui est des plaisirs de la table, à vous de choisir: petit-déjeuner, cocktail dînatoire, buffet, banquet, repas dégustation… notre chef et sa brigade vous concoctent ce que vous souhaitez. Sachez qu’en connaissant à l’avance les allergies ou intolérances alimentaires des invités, nous veillons à préparer ces repas séparément en cuisine pour ainsi éviter toute possibilité de contamination. Et enfin, à l’aide d’un plan de table établi à l’avance, nous savons où chacun de ces convives sera assis. Menu santé, menu faste, menu festif, vos souhaits sont nos ordres.

La disponibilité des salles et la rapidité de l’équipe représentent un avantage de taille pour vos événements d’affaires et privés au Club.

D’ailleurs, le Club offre l’opportunité de réserver une salle longtemps à l’avance ce qui n’est pas toujours possible dans les hôtels du centre-ville.

Sans faire de magie, le Saint-James brille à vous accommoder dans des délais très courts.

Nous offrons un service de dépannage comprenant notamment l’impression ou non de documents, le besoin de photocopies, de cocardes, etc.

Aussi, nous démontrons une grande ouverture pour les collaborateurs événementiels (photographes, musiciens, etc.) qui souhaitent visiter le club en préparation d’un événement.

Vous avez un événement à l’horizon? Voici quelques informations pratiques dignes d’intérêt :

- Les frais d’administration sont de 15% (dans certains établissements, les frais de service sont de 18%).

- Il n’y a aucuns frais d’administration sur les frais de location de salle.

- Toutes les salles ont de grandes fenêtres et de hauts plafonds de plus de 12 pieds.

- Les frais pour l’équipement audiovisuel sont très concurrentiels.

- Le Club offre le Wi-Fi gratuitement.

- Les vestiaires sont gratuits.

Il nous fera plaisir de vous assister dans la préparation de vos prochains événements, n’hésitez pas à nous contacter: alain.major@stjamesclub.ca