assistant(e) administratif(ve) - commis comptable

Le Club est actuellement à la recherche d’un assistant(e) administratif(ve) - commis comptable.

Description du poste

L’assistant(e) administratif(ve) - commis comptable travaille en étroite collaboration avec la directrice générale ainsi qu’avec la comptable.

Responsabilités

Volet assistant(e) administratif(ve) - commis-comptable – Service aux membres

- Est responsable de la base de données des membres (adhésions – gestion des dossiers des membres)

- Crée les dossiers des nouveaux membres, prépare et envoi la trousse de bienvenue de ceux-ci, prépare la facture et enregistre les paiements, met à jour les coordonnées des membres et les modifications s’il y a lieu;

- Imprimer les photos de nouveaux membres pour les serveurs

- Met régulièrement à jour les listes des membres pour les gestionnaires du service et les serveurs sur les nouveaux membres;

- Met à jour la liste de contacts sur le NESSS (pour infolettre) et Centrix one (CRM)

- Prépare et envoie des renouvellements annuels des adhésions

- Envoie l’information aux candidats intéressés pour une adhésion au Club

- Recherche les informations (biographies, CV, parcours professionnelles) sur les candidats

- Règle les problèmes pour les membres (leurs comptes, leur problème de login, etc.)

- Répond à la demande qui vient du site web du Club

- Répond aux demandes des clubs affiliés

- Prépare les lettres d’introduction pour les Clubs affiliés

Volet comptabilité - Recevables et payables

• Vérifie les factures et fermer la journée (Transfert ventes GGGolf à Acomba)

• Envoie les factures et prendre le paiement des factures

• Prend le paiement de compte recevable et faire un suivi

• Corrige les factures

• Met à jour l’information sur le mode de paiement

• Entre les factures de fournisseurs et les vérifier avant traiter de paiement

• Service à la clientèle – répond aux courriels concernant la comptabilité – factures, paiement, comptes, etc.

• Autres tâches selon besoins

Compétences et qualifications

• Formation technique en comptabilité

• Bien maîtriser le français et l’anglais un atout (répondre aux membres anglophones)

• Connaissance de la suite Office : Word, Excel, Outlook, Powerpoint

• Connaissance de Acomba (un atout)

• Connaissance de Publisher (un atout)

• Connaissance de GGGolf (un atout)

Qualités souhaitées

• Souriant, courtois et autonome

• Se passionne pour le service à la clientèle hors pair

• Possède des qualités de communication

Conditions de travail

• Poste permanent à temps plein, 40 heures du lundi au vendredi (incluant une demi-heure pour le lunch)

• 50 000 $ par année (à discuter)

• 6% de vacances (le Club est généralement fermé durant la période des Fêtes et la période des vacances de la construction)

• Repas gratuit offert à l’heure du lunch

• Assurances collectives incluant les services de télémédecine